woman with orange shirt working on her laptop

Rendre le parcours client plus sûr

Maintenir le lien entre les personnes et les services

Fournir les meilleurs outils et solutions pour faire le lien entre les personnes et les services : voilà le cœur de notre entreprise. En raison de l’épidémie de Covid-19, nous sommes toutes et tous confrontés à de nouvelles situations dans notre vie quotidienne. La distanciation sociale et le lavage régulier des mains s’imposent comme des règles fondamentales. Combien de temps cette situation va-t-elle durer ? Seul l’avenir nous le dira. Tout ce que nous savons, c’est qu’il est essentiel de maintenir le lien entre les personnes et les services. Les malades chroniques auront toujours besoin de passer des examens médicaux. Nous devrons toujours venir chercher en personne notre permis de conduire ou tout autre document administratif. Nous devrons nous rendre à la pharmacie pour aller chercher des médicaments, etc.

Soyez acteurs de la solution : laissez-nous vous aider

Tôt ou tard, nous serons confrontés à des situations dans lesquelles nous n’aurons pas d’autre choix que d’être face à quelqu’un pour obtenir le service dont nous avons besoin. Les services doivent rester accessibles. Vous devez donc faire en sorte que vos visiteurs, mais aussi votre personnel, encourent le moins de risques possible. Un défi qui s’avère bien plus difficile à relever aujourd’hui qu’il y a encore quelques semaines. Nous ne pouvons pas remédier à cette situation, mais nous pouvons vous aider à vous y adapter. Vous trouverez ci-dessous quelques solutions qui peuvent faire toute la différence. Pour vos visiteurs, votre personnel et votre organisation. Pour participer à cet effort collectif et freiner la propagation du virus. Et pour vous préparer à ce qui deviendra peut-être la norme à l’avenir.

Commencez par le b.a.- ba : le nettoyage des bornes d’enregistrement

Nettoyez régulièrement les écrans de vos bornes en libre-service. C’est une mesure simple et rapide à mettre en œuvre pour freiner la propagation du virus.

Cliquez ici pour savoir comment nettoyer les écrans de vos bornes en libre-service.

En savoir plus

Qmatic Intro 8 on piedestal with blue user interface

Acceptez uniquement les personnes avec rendez-vous

Passer à un système uniquement sur rendez-vous peut vous permettre de réduire significativement, voire totalement, les longues files dans votre zone d’attente. Avec Qmatic Orchestra Appointment Manager, vous pouvez enregistrer des rendez-vous pour le jour même ou pour des dates ultérieures.

Les visiteurs peuvent ainsi réserver facilement les dates/heures disponibles en appelant votre standard téléphonique, en se rendant directement au guichet ou encore en utilisant une application Web en libre-service et optimisée pour les mobiles. Vous pouvez également leur laisser la possibilité d’utiliser l’une de ces trois méthodes.

Mobile ticket

Mobile Ticket est une solution basée sur navigateur et utilisable par toute personne possédant un smartphone. Prendre un ticket mobile est aussi facile que de scanner un code QR. Il vous suffit d’afficher le code QR sur votre porte d’entrée et de laisser au visiteur le soin de prendre son ticket sans qu’il ait à entrer dans votre bâtiment. Il peut alors rester dans sa voiture, par exemple, tout en suivant la progression de la file d’attente, et attendre qu’il n’y ait plus que quelques personnes avant lui pour entrer dans la zone d’attente.

Hand holding a smartphone with mobile ticket

Incitez vos visiteurs à utiliser les appareils mobiles

Connect Agent est une application Orchestra qui permet de transformer un smartphone ou une tablette en un guichet et un panneau d’affichage pour appeler les visiteurs. Une solution pratique qui laisse à votre personnel la possibilité de sortir de votre bâtiment pour appeler les visiteurs qui attendent dehors. Elle vous permet aussi de dématérialiser le guichet, puisque votre personnel peut soit fournir le service immédiatement, soit guider directement le visiteur vers le service compétent.

Qmatic Connect Agent user interface shown on two smartphones

Enregistrement et prise de rendez-vous assistés par le personnel

Accueillez et prenez en charge vos visiteurs tout en respectant les distances de sécurité et en gardant une zone d’attente vide. Les fonctionnalités d’Orchestra dédiées à l’accueil sont accessibles depuis un PC ou une tablette. Elles permettent à votre personnel d’accueillir et de prendre en charge les visiteurs, même en dehors de votre espace d’attente, et de procéder à leur enregistrement, qu’ils aient un rendez-vous ou non. Il est également possible de prendre des rendez-vous, de distribuer des tickets mobiles et d’enregistrer des numéros de téléphone à des fins d’envoi de SMS.

Tablet showing Qmatic Concierge appointment user interface

Informez vos visiteurs via les services de messagerie

Plusieurs de nos applications permettent d’envoyer des SMS à vos visiteurs, par exemple pour leur rappeler un rendez-vous. Avec Mobile Ticket, vous pouvez envoyer un message au visiteur lorsque c’est bientôt son tour (par ex. s’il ne reste plus que X numéros avant lui). De plus, en cette période d’incertitude et d’inquiétude, vous pouvez envoyer des messages pour transmettre des informations sur le déroulement du rendez-vous, sur les mesures d’hygiène prises sur votre site, sur le moment le plus opportun pour se présenter, etc.

 

Black smartphone showing a text message

Suivez la progression de la file d’attente

Une zone d’attente vide ne signifie pas pour autant que personne n’attend. La mise en place de Mobile Ticket peut en effet vous aider à désemplir votre zone d’attente. Mais il se peut que vous vous retrouviez avec un grand nombre de visiteurs qui attendent en dehors de votre bâtiment. Operations Panel vous permet ainsi de connaître le nombre exact de visiteurs en attente et d’adapter vos ressources en conséquence. Vous pouvez même définir des valeurs seuils, p. ex. des temps d’attente maximum. Lorsque l’une de ces valeurs est dépassée, le personnel peut être informé de la situation via un SMS.

Minimisez les risques et améliorez votre expérience client en interrogeant vos visiteurs

Avez-vous trouvé le niveau de propreté et d’hygiène suffisant ? Vous êtes-vous senti mal à l’aise pendant votre visite ? A-t-il été facile de vous enregistrer ou d’obtenir un ticket ? Obtenir des réponses à ces questions peut vous aider à améliorer votre expérience client. Nous disposons d’une fonctionnalité qui permet d’envoyer un SMS contenant un lien vers un questionnaire personnalisé. Les visiteurs peuvent ainsi donner leur avis et évaluer leur visite après avoir quitté vos locaux.

phoneimage_cta


Pour savoir comment personnaliser votre solution Orchestra afin de sécuriser les parcours client, veuillez contacter votre représentant Qmatic.

Contactez-nous